Jak uniknąć pustostanów w wynajmowanych lokalach?

Istotną sprawą dla każdego inwestora, jak również dla osoby, która myśli o zainwestowaniu w mieszkanie na wynajem jest to, żeby mieszkania „pracowały” tzn. były dobrze wynajęte przez jak najdłuższy okres, a tym samym zarabiały. Aby tak się stało, powinno być spełnionych kilka warunków, które pozwolą inwestorowi na uzyskanie jak największego zysku.

Istotne jest przede wszystkim, aby okres poszukiwania najemców był jak najkrótszy, a także, by ci, którzy podpiszą umowę, mieszkali w lokalu jak najdłużej (tzw. mała rotacja najemców). Proste założenia jednak wcale nie są najłatwiejsze do zrealizowania. Ważne jest, żeby pamiętać, że pustostan to okres, w którym mieszkanie nie jest wynajęte, nie generuje przychodu a jedynie koszty, ponieważ to właściciel pokrywa w tym okresie wszelkie opłaty.

Ekonomia więc motywuje do intensyfikacji działań i doprowadzenia do sytuacji, w której mieszkanie jest wynajęte przez cały czas lub ma jak najkrótsze przerwy w najmie. Koszty dla właściciela/inwestora to nie tylko wydatki, jakie ponosi on na utrzymanie lokalu w okresie, gdy nie ma najemców. To również koszty związane z ogłoszeniami i ofertą a także czas, jaki należy poświecić na przygotowanie lokalu, prezentację i finalizację transakcji w postaci podpisania umowy.

Nad tym aspektem rzadko się pochylamy, jednak jest to kolejny element, o którym warto i należy pamiętać. Każdy z nas zna cenę swojego czasu, więc nietrudno jest indywidualnie policzyć, jaki koszt ponosimy, poświęcając go na dodatkowe działania. Dlatego jednym z podstawowych działań w celu uniknięcia pustostanu, jest jak najszybsze wynajęcie mieszkania.

Odpowiednie przygotowanie mieszkania

Pierwszą bardzo ważną kwestią jest dobre przygotowanie lokalu do wynajmu. Dotyczy to wykorzystanych materiałów i sprzętów (solidnie, efektownie i przystępnie cenowo) z zachowaniem estetyki, która będzie odpowiednia dla szerokiego grona odbiorców naszej oferty. Dlatego należy odpowiedzieć sobie na pytanie:  

• dla kogo nasze mieszkanie będzie przeznaczone (jaka jest grupa docelowa odbiorców);
• co możemy zrobić, żeby nasz lokal był jak najbardziej uniwersalny w odbiorze dla szerokiego grona najemców (od studentów po rodziny z dziećmi) i jak dostosować go pod względem estetyki i standardu, aby spełniał oczekiwania tej grupy.

W przypadkach, gdy rozszerzenie oferty na szerokie grono nie jest możliwe (np. mieszkanie jest usytuowane na obrzeżach miasta, z dala od uczelni i korporacji) warto zastanowić się, kto może być zainteresowany jego wynajęciem?

Inaczej należy podejść do przygotowania mieszkania dla grupy pracowników budowlanych, a inaczej dla rodziny z dziećmi czy studentów. Każda z tych grup ma inne oczekiwania, zarówno jeśli chodzi o wyposażenie, jak i otoczenie. Odpowiednie wyposażenie to klucz zarówno do pozyskania, jak również do zatrzymania najemców.

Jedną z ważniejszych kwestii jest to, że umeblowanie mieszkania powinno być solidne. Niestety, nie zawsze to, co ładne dla oka jest dobre do długotrwałego użytkowania. A zakładamy przecież, że nasze mieszkanie będzie użytkowane długoterminowo i nie chcemy w nie ciągle inwestować (chociaż założenie doinwestowania w lokal w trakcie długotrwałego najmu powinniśmy mieć „z tyłu głowy”).

Dlatego zadbajmy o solidną jakość wykończenia, materiały odporne na zużycie, ponadczasowy design i trwałość elementów wyposażenia (np. papierowa lampa z pewnością w krótkim terminie będzie wymagała wymiany).

Nie oznacza to jednak, że dobra, solidna, dębowa podłoga czy wysokiej jakości sprzęt AGD (w które trzeba sporo zainwestować) są najlepszym rozwiązaniem. Do tematu należy podejść z rozsądkiem i umiarem, równoważąc poniesione koszty i zysk, jaki zamierzamy osiągnąć. Pamiętajmy również o dodatkach, elementach „home stagingu”, które spowodują, że nasze mieszkanie stanie się przytulne, ciepłe i przyjazne, a tym samym podniesie się poziom zainteresowania najemców.

Koszty tego przedsięwzięcia są stosunkowo niewielkie i warte efektu, jaki można osiągnąć. Zrezygnujmy z bibelotów, z którymi często jest nam się trudno rozstać i pamiętajmy, że to, co ma dla nas wartość sentymentalną, nie musi być (i z pewnością nie będzie) znaczące dla najemców. To mieszkanie będzie służyło innym ludziom i do ich oczekiwań go dostosujmy.

I chyba najważniejsza rzecz związana z przygotowaniem mieszkania – rynek dynamicznie się zmienia, zmieniają się też oczekiwania najemców i niższe standardy (o ile nie są spójne z niską ceną najmu) nie spotkają się z entuzjazmem. My sami dobrze się czujemy w otoczeniu przyjaznym dla oka, w miarę komfortowym i estetycznym, więc nie bądźmy zdziwieni, że najemcy również mają coraz wyższe oczekiwania.

Atrakcyjna oferta

Kolejnym, bardzo ważnym elementem jest sama oferta. Kluczowe są przede wszystkim zdjęcia. Powinny być dobrze doświetlone, wykonane przy naturalnym świetle, przyciągające swoją estetyką. Zdjęcie jest pierwszą rzeczą, na którą zwróci uwagę potencjalny najemca. Jeśli ono nie przykuje jego uwagi, istnieje ryzyko, że nie zajrzy on do wnętrza naszej oferty, a tym samym stracimy możliwość zainteresowania go jej treścią. Ważne jest, żeby zdjęcie pokazywało faktyczny stan mieszkania, które oferujemy.

Istotna jest również treść samego ogłoszenia. Powinna być napisana w sposób przejrzysty, punktująca zalety mieszkania: wyposażenie, lokalizację, stan lokalu a także kompleksowe koszty, jakie najemca będzie ponosił, gdy zdecyduje się na wynajem. Przygotujmy ją tak, żeby pokazała wszystkie zalety i korzyści, jakie przyniesie wynajęcie właśnie tego lokalu. Pamiętajmy również, że powinna ona być (a tym samym lokal, jaki mamy do zaoferowania) dostosowana do potrzeb rynku.

Zasadniczym (o ile nie jednym z najważniejszych) jej elementem jest cena, bo to nią kierują się najemcy. Jeśli będzie zbyt wysoka, nie zainteresuje szerokiego grona (tym bardziej przy dużej konkurencji na rynku) lub może po jakimś czasie stać się przyczyną poszukiwań lokalu tańszego - nie tylko w tej samej okolicy.

Jednocześnie musi być ona dostosowana do warunków rynkowych (ceny ofert w okolicy), jak również okresu, w jakim zamierzamy podpisać umowę najmu. Pamiętajmy, że w najmie wyróżniamy co najmniej dwa okresy tj. sezon wysoki (okres zwiększonej rotacji najemców) przypadający na miesiące letnie i sezon niski przypadający na miesiące zimowe.

Jeśli wynajmujemy mieszkanie w tzw. niskim sezonie, mniejsza ilość zainteresowanych wynajmem, jak również większa konkurencja na rynku może spowodować, że nasze mieszkanie będzie stało niewynajęte, jeśli nie dostosujemy oferty cenowej do popytu na rynku i cen innych ofert w tym samym okresie. Bądźmy konkurencyjni szczególnie wtedy, gdy ofert wynajmu w okolicy jest sporo.

Dobór najemców

Kiedy już znajdziemy osoby zainteresowane obejrzeniem mieszkania, kolejnym krokiem jest sama prezentacja lokalu. Jeśli zależy nam na tym, żeby najemca dokonał wybrał właśnie nasze mieszkanie, (a konkurencyjnych ofert na rynku nie brakuje) rozmawiajmy z nim, słuchajmy jego potrzeb, dowiedzmy się czego poszukuje, ponieważ może się okazać, że sama treść oferty nie okaże się wystarczająca do podjęcia decyzji.

Dopytajmy o to, co robi, gdzie pracuje/uczy się, czego oczekuje od miejsca, w którym będzie mieszkał (prawdopodobnie długoterminowo, na czym nam przecież zależy), aby dodatkowo pokazać mu, że jest to oferta właśnie dla niego. Nie liczmy na to, że zainteresowana osoba będzie znała otoczenie, komunikację lub inne elementy, które są dla niej istotne. Najemca to często osoba, która przeprowadza się z innego miasta lub innej dzielnicy, co może oznaczać, że niezbyt dokładnie zna okolicę i wszystkie zalety miejsca, które właśnie ogląda.

Przeprowadzenie wywiadu z najemcą jest również wstępem do bardzo istotnego elementu, jakim jest jego weryfikacja. Częstym błędem popełnianym przez osoby wynajmujące mieszkania, jest brak wiedzy o sytuacji finansowej najemcy i wysokości jego miesięcznych dochodów, czyli o kluczowym elemencie, który ma wpływ na regularność wpłat, zasilających nasze konto.

Istotna jest również ocena jego zachowania, aparycji, zainteresowań i trybu życia, jaki prowadzi, co może mieć kluczowe znaczenie w bezproblemowym przebiegu wynajmu. Pamiętajmy, nie musimy wynajmować mieszkania pierwszemu potencjalnemu najemcy, który przyszedł obejrzeć nasz lokal. Zależy nam przecież na długoterminowym, niekłopotliwym najmie a nie na najemcy, który będzie zalegał z opłatami i dewastował nasze mieszkanie.

Czasami warto poczekać chwilę dłużej (nawet ze świadomością, że czas to nasz koszt), aby wybrać najemcę, z którym zwiążemy się długotrwałą, pewną umową. To klucz do naszego sukcesu.

Dobry kontakt z najemcami

Kiedy już znajdziemy odpowiednią osobę (lub grupę osób), nie spoczywajmy na laurach. To nie koniec naszych obowiązków. Jak już wcześniej wskazałam, zależy nam na tym, aby dobrze wybrany, solidny najemca zatrzymał się w naszym mieszkaniu długoterminowo.

Dlatego zadbajmy o jego komfort. Reagujmy na prośby czy sugestie (np. w zakresie doposażenia lokalu, czy wymiany sprzętów). Oczywiście, nie musimy zgadzać się na wszystkie jego zachcianki (w tym zakresie warto już na wstępie jasno określić granice i ramy, w jakich będziemy się poruszać), jednak nie ignorujmy go.

Zadowolony najemca to najemca, który prawdopodobnie zatrzyma się u nas na dłużej, a w przypadku, gdy będzie zmuszony opuścić lokal, jest szansa, że stanie się naszym ambasadorem i poleci nasze mieszkanie (oraz nas samych, jako właścicieli) znajomym.

Dzięki temu unikniemy rotacji najemców (która zawsze jest dla nas dodatkowym kosztem), jak również zminimalizujemy pustostan w okresie przejściowym pomiędzy podpisywaniem kolejnych umów (czasem niwelując go praktycznie do zera). Dlatego też dbałość o najemcę i jego komfort może stać się kolejnym kluczem do naszego sukcesu finansowego.

Dobrą praktyką jest podpisywanie umów na czas określony. Najlepiej robić to w taki sposób (o ile to możliwe), aby koniec umowy przypadał na okres wysokiego sezonu, czyli czasu, w którym szybciej znajdziemy kolejnego potencjalnego najemcę, jak również okres, w którym zaproponowana przez nas cena najmu może być utrzymana na wyższym poziomie. W ten sposób z góry możemy założyć, że ewentualny okres kolejnego pustostanu zostanie zminimalizowany.

Jeśli jednak dojdzie do sytuacji, w której aktualni najemcy zdecydują się na nieprzedłużanie podpisanej umowy lub ją wypowiedzą (w zależności od formy umowy, jaką zawrzemy), musimy być gotowi do podjęcia dodatkowych działań związanych z poszukiwaniem i pozyskaniem nowych najemców.

Oznacza to, że ponownie powinniśmy zacząć ogłaszać lokal, ustalić z jeszcze zamieszkującymi go najemcami zasady jego prezentacji nowym osobom, jak również zacząć przygotowywać go do kolejnego najmu. Jeśli mieszkanie wymaga odświeżenia czy napraw, ustalmy jaka jest możliwość przeprowadzenia ich jeszcze podczas trwania aktualnego najmu.

To dobre rozwiązanie, które ograniczy czas przestoju pomiędzy najmami. Jeśli takiej możliwości nie będzie, zorientujmy się, jaki jest wymagany zakres prac - tak, aby można je było rozpocząć już w następnym dniu po opuszczeniu lokalu przez najemców.

Dobre relacje z najemcami z pewnością zaprocentują i pozwolą nam na podjęcie działań mających na celu jak najszybszy ponowny wynajem. Dobrą praktyką jest również przeprowadzenie tzw. exit interview, czyli ustalenie, co jest powodem, że aktualni najemcy opuszczają lokal i co może się przyczynić (ich zdaniem) do zwiększenia atrakcyjności naszego lokalu. Nikt lepiej od aktualnie mieszkających w nim zadowolonych osób nie powie nam, co możemy zrobić jeszcze lepiej.

Co do samej prezentacji lokalu jeszcze w trakcie trwającego najmu – zajmijmy się tym osobiście. Nikt lepiej od nas nie zaprezentuje jego zalet (chociaż aktualni najemcy mogą nas w tym wesprzeć). Śledźmy również (analogicznie jak przy pierwszym najmie) zainteresowanie ofertą. Reagujmy, jeśli wymaga ona zmian: zdjęcia, treści, innej formy wyeksponowania zalet – zróbmy to niezwłocznie. Dbajmy, aby regularnie stwarzała wrażenie oferty nowej i atrakcyjnej.

Reasumując, kluczowe elementy minimalizujące pustostan to:

1. Odpowiednie przygotowanie mieszkania do wynajmu;
2. Dobrze skonstruowana oferta;
3. Odpowiedni dobór najemców;
4. Dbałość o ich komfort podczas trwania umowy najmu, aby mieszkali u nas jak najdłużej i stali się ambasadorami naszego lokalu, co może mieć wpływ na znalezienie kolejnego najemcy.

Jest oczywiście wiele innych czynników dodatkowych, mających wpływ na minimalizację okresu pustostanu, jak np. topowa lokalizacja. Jednak moim celem było przedstawienie tych, na które mamy samodzielny wpływ. Umiejętne sterowanie nimi pozwoli nam na spokojne, długoterminowe, a co najważniejsze ekonomiczne zabezpieczenie naszego pomysłu na biznes, jakim jest wynajem.

 

Opracowanie: Joanna Berkowska, Dyrektor ds. zarządzania najmem w Mzuri