Jaki zakres obowiązków ma administracja budynku?

W przypadku budynków wielorodzinnych, w których eksploatacja części wspólnych jest znaczna, właściwa opieka nad nimi jest koniecznością. Mowa tu o kwestiach technicznych, ale też np. finansowych czy prawnych. Tym właśnie najczęściej zajmuje się administracja budynku. Dowiedz się, czym różni się od zarządcy i zarządu oraz jakie są obowiązki administratora budynku.

Kim jest administrator budynku?

Administrator budynku jest podmiotem, który sprawuje opiekę nad budynkiem oraz jego mieszkańcami. Odpowiada za realizację rozmaitych bieżących spraw i rozwiązywanie problemów. Obowiązki administratora budynku najczęściej dotyczą kwestii technicznych i finansowych. Może on też zajmować się innymi aspektami funkcjonowania i eksploatacji nieruchomości. Dokładny zakres odpowiedzialności jest różny i zależy od umowy zawartej z zarządem. Administrator budynku jest bowiem zatrudniany przez zarząd wspólnoty mieszkaniowej.

Jaki zakres obowiązków ma administrator budynku?

Czym zajmuje się administrator budynku? Zakres obowiązków może obejmować kwestie związane z:

• nadzorem technicznym nad budynkiem – w tym usuwaniem wszelkiego rodzaju usterek z tytułu rękojmi i gwarancji, kontrolowaniem części wspólnych budynku oraz instalacji, zapewnianiem okresowych przeglądów nieruchomości, prowadzeniem dokumentacji technicznej itp.;
• obsługą finansową – kontrolowaniem i rozliczaniem płatności za lokale, rozliczanie różnego rodzaju usług, zaliczek od mieszkańców w zakresie mediów, a także nadzorem remontów pod względem finansowym;
• współpracą z zarządem lub zarządcą wspólnoty mieszkaniowej – poprzez reprezentowanie wspólnoty przed różnego rodzaju organami, wspieranie zarządu w jego obowiązkach itp.;
• obsługą eksploatacyjną – nadzorem nad dostawą usług komunalnych takich jak woda, gaz, ciepło, prąd czy wywóz śmieci, prowadzeniem ewidencji lokali i ich użytkowników oraz kontrolą stanu prawnego i faktycznego wszystkich lokali i części wspólnych w budynku;
• zebraniami wspólnoty – zwoływaniem i organizacją zebrań wspólnoty, a także ich prowadzeniem i protokołowaniem;
• obsługą prawną budynku – opracowywaniem regulaminów, statutów czy też wzorów uchwał;
• bieżącą obsługą mieszkańców – rozwiązywaniem problemów, przyjmowaniem różnego rodzaju zgłoszeń itp.

W zależności od umowy, jaką podpisze administrator nieruchomości, obowiązki mogą obejmować więcej lub mniej kwestii. Warto również wiedzieć, że formalnie podlega on zarządowi wspólnoty i to on decyduje o zakresie realizowanych przez administrację zadań.

Kim jest zarządca nieruchomości?

Kim jest zarządca nieruchomości? Często on i administrator nieruchomości są ze sobą myleni, ale pełnią inne funkcje. Mieszkańcy wspólnoty mogą stworzyć zarząd własny lub powierzyć zarządzanie obiektem podmiotowi zewnętrznemu – najczęściej wyspecjalizowanej firmie. Zarządca budynku musi mieć stosowną licencję i wpis do prowadzonego przez Ministerstwo Infrastruktury centralnego rejestru zarządców nieruchomości. Jego obowiązki wynikają natomiast z przepisów prawa.

Jaki zakres obowiązków ma zarządca nieruchomości?

Czym zatem zajmuje się zarządca nieruchomości? Obowiązki tego podmiotu są określone w artykule 184b Ustawy o gospodarce nieruchomościami. Zgodnie z nim musi podejmować decyzje i dokonywać czynności mające na celu zapewnienie racjonalnej gospodarki nieruchomością, a w szczególności:

• właściwej gospodarki ekonomiczno-finansowej nieruchomości;
• bezpieczeństwa użytkowania i właściwej eksploatacji nieruchomości;
• właściwej gospodarki energetycznej w rozumieniu przepisów prawa energetycznego;
• bieżącego administrowania nieruchomością;
• utrzymania nieruchomości w stanie niepogorszonym zgodnie z jej przeznaczeniem;
• uzasadnionego inwestowania w nieruchomość.

Możliwe jest też zatrudnienie administratora, który przejmie częściowo obowiązki zarządcy nieruchomości. Ustawa nie precyzuje bowiem, że zarządca musi je realizować osobiście. Administrator może odciążyć go w części czynności, zajmując się bieżącymi sprawami nieruchomości i wszelkimi istotnymi obowiązkami, które umożliwiają jej bezpieczne i prawidłowe użytkowanie.

Do dodatkowych funkcji można zaliczyć zarządzanie najmem. Zarządca nieruchomości, w której znajdują się lokale na wynajem może realizować związane z tym czynności, obok tych wymienionych wyżej. Czasami zarządca nieruchomości komercyjnej lub zarząd wspólnoty mieszkaniowej obowiązki związane z najmem przekazuje natomiast specjalnemu podmiotowi – zarządcy najmu.

Co zrobić, gdy zarządca nieruchomości nie wywiązuje się z obowiązków?

Niejednokrotnie zdarza się, że zarządca nieruchomości nie wywiązuje się z obowiązków. Wówczas można go zawiesić lub nawet odwołać. Zmiana ustalonego sposobu zarządu nieruchomością wspólną następuje na podstawie uchwały podjętej przez właścicieli lokali.

Zarząd wspólnoty mieszkaniowej a zarządca – różnice

Wątpliwości często budzi także kwestia „zarząd wspólnoty mieszkaniowej a zarządca”. Ponownie są to dwa różne podmioty pełniące inne funkcje. Jeśli wspólnota składa się z więcej niż siedmiu lokali, musi zostać powołany zarząd wspólnoty mieszkaniowej. Odpowiedzialność za utrzymanie wszystkich części wspólnych spoczywa właśnie na nim. Zarząd wspólnoty mieszkaniowej składa się najczęściej z przedstawicieli właścicieli lokali w danej wspólnocie. Jednak również osoby „z zewnątrz” mogą tworzyć zarząd wspólnoty mieszkaniowej. Ustawa o własności lokali pozwala także na zlecenie zarządzania nieruchomością (zarząd powierzony).

Jakie są obowiązki zarządu wspólnoty mieszkaniowej?

Obowiązki zarządu wspólnoty mieszkaniowej dotyczą wszystkiego, co ma związek z jej utrzymaniem oraz racjonalną gospodarką nieruchomością. Zarządzanie wspólnotą mieszkaniową oznacza też nadzór nad ewentualnym wynajętym zarządcą. Ponadto każdy z mieszkańców ma prawo do dowolnego i bieżącego sprawdzania wszelkich dokumentów dotyczących funkcjonowania wspólnoty ze szczególnym uwzględnieniem wyciągów bankowych, faktur czy umów wiążących wspólnotę na przykład z dostawcami mediów. W ten sposób każdy może kontrolować, czy obowiązki zarządcy nieruchomości czy też zarządu są realizowane poprawnie.

Należy przy tym pamiętać, że ani zarządca, ani administrator wspólnoty mieszkaniowej nigdy nie mają pełnej kontroli nad nieruchomością – leży ona w rękach wspólnoty mieszkaniowej, niezależnie od tego, kto realizuje prace związane z opieką nad budynkiem.

Jakie są obowiązki zarządu spółdzielni mieszkaniowej?

Jak natomiast wygląda sprawa w spółdzielni? W tym przypadku zastosowanie ma Ustawa o spółdzielniach mieszkaniowych. Zgodnie z jej zapisami, celem spółdzielni jest „zaspokajanie potrzeb mieszkaniowych i innych potrzeb członków oraz ich rodzin, przez dostarczanie członkom samodzielnych lokali mieszkalnych lub domów jednorodzinnych, a także lokali o innym przeznaczeniu”. Musi ona zarządzać nieruchomościami stanowiącymi jej mienie (lub niestanowiącymi jej mienia w przypadku podpisania stosownej umowy z właścicielem lub współwłaścicielem danej nieruchomości). Obowiązki spółdzielni przypominają obowiązki zarządcy wspólnoty mieszkaniowej. Często obejmują też zarządzanie najmem.

Podsumowanie

Zarządzanie wspólnotami mieszkaniowymi, a szczególnie kwestia odpowiedzialności za związane z tym obowiązki, jest dość skomplikowane. Utrzymanie odpowiedniego stanu nieruchomości, kwestie administracyjne i finansowe należą przede wszystkim do obowiązków zarządu wspólnoty. Może on jednak wyznaczyć do ich realizacji podmiot zewnętrzny – zarządcę wspólnoty mieszkaniowej. Obowiązki związane z bieżącą obsługą nieruchomości przechodzą wówczas na ten podmiot, choć kontrolę zachowuje wspólnota. Warto również pamiętać, że zarządca może działać wyłącznie na podstawie stosownej licencji i zgodnie z Ustawą o gospodarce nieruchomościami. Administracja budynku to natomiast organ, który może być powołany przez zarządcę w celu przejęcia niektórych obowiązków – szczególnie nadzoru technicznego, obsługi finansowej, eksploatacyjnej i prawnej, a także bezpośredniej i bieżącej obsługi mieszkańców.