Jak skonstruować umowę najmu lokalu użytkowego?

Marzy Ci się własna restauracja, salon kosmetyczny, a może po prostu potrzebujesz biura dla swojego biznesu? Prowadzenie własnej działalności gospodarczej wymaga nie tylko dobrego pomysłu, ale również odpowiedniego lokalu użytkowego.

Powinien on być dostosowany do profilu działalności oraz spełniać zarówno wszystkie wymogi prawne, jak i Twoje oczekiwania. Nie bez znaczenia jest także dobrze skonstruowana umowa najmu, która właściwie zabezpieczy Twoje interesy i uchroni Cię przed niepożądanymi konsekwencjami.

Czym jest umowa najmu lokalu użytkowego?

Umowa najmu lokalu użytkowego to nic innego jak kontrakt regulowany przepisami kodeksu cywilnego, w którym jedna ze stron zobowiązuje się oddać najemcy w użytkowanie lokal, zaś druga - płacić za niego określony w umowie czynsz. W zdecydowanej większości przypadków wynajmujący jest jednocześnie właścicielem lokalu, jednak czasem zdarza się inaczej. Obowiązujące przepisy prawa dopuszczają bowiem zawarcie umowy najmu z dotychczasowym najemcą lub dzierżawcą nieruchomości.

Co powinno się znaleźć w standardowej umowie najmu lokalu użytkowego? Przede wszystkim elementy wymagane przepisami prawa, czyli:

• data i miejsce zawarcie umowy,
• dane dotyczące stron zawierających umowę,
• precyzyjne określenie przedmiotu najmu (opis lokalu, jego lokalizacja, stan prawny itd.),
• czas trwania umowy,
• wskazanie na prawa i obowiązki stron,
• wyszczególnienie czynszu i innych opłat wraz z terminami i sposobami ich regulowania,
• szczegóły związane z ewentualnym rozwiązaniem umowy (okres i warunki wypowiedzenia),
• podpisy stron.

Jest to oczywiście niezbędne minimum. Celem uniknięcia nieporozumień i dodatkowych kosztów, warto w treści umowy zamieścić również wiele innych istotnych detali – tyczących się chociażby dopuszczalnego sposobu wykorzystania lokalu, ewentualnych ograniczeń w zakresie jego remontu i przebudowy, a także kaucji i sposobu jej rozliczenia.

Im precyzyjniej sformułujemy treść umowy, tym większe prawdopodobieństwo tego, iż uda nam się uniknąć szeregu nieporozumień i związanych z nimi kosztów. W przeciwieństwie do umowy najmu lokalu mieszkalnego przepisy dają dużą swobodę co do kształtowania jej zawartości przez strony.

Sprawdź: wzór umowy najmu lokalu użytkowego

Formy umowy najmu lokalu użytkowego

Co do zasady umowa najmu lokalu użytkowego powinna być zawarta w formie pisemnej, jednakże dopuszczalne jest również jej zawiązanie w formie ustnej. Wszystko zależy od okresu, na jaki zostanie zawarta. W przypadku umów najmu krótkoterminowego, a więc najmu na okres maksymalnie 1 roku, umowa ustna jest dopuszczalna. W przypadku dłuższych umów, konieczne jest sporządzenie umowy w formie pisemnej.

By jednak skutecznie zabezpieczyć swoje interesy i ułatwić dochodzenie praw w przypadku ewentualnego konfliktu z wynajmującym, warto nawet w kontekście krótkoterminowych umów zadbać o spisanie na papierze czy w formie elektronicznej najważniejszych zasad. 

Czytaj również: Inwestycja w lokal użytkowy - czy warto?

Okres zawarcia umowy najmu lokalu użytkowego

Umowa najmu lokalu użytkowego może zostać zawarta zarówno na czas określony, jak i nieokreślony. W przypadku umów ustnych istnieje wspomniane wyżej ograniczenie czasu trwania umowy do maksymalnie 12 miesięcy (umowa krótkoterminowa), jednak co do zasady umowy najmu zawierane są w formie pisemnej, dzięki czemu okres ich obowiązywania może być dowolnie kształtowany przez strony umowy.

Z tematem czasu trwania umowy wiąże się również temat okresu wypowiedzenia, który szczególnie w kontekście utrzymania ciągłości działania biznesu jest niezwykle istotny. Obowiązujące przepisy prawa pozwalają na swobodne kształtowanie zasad i okresów, pod warunkiem, iż nie będą one niezgodne z obowiązującymi przepisami, tj. mniej korzystne dla najemcy niż wynika to z ustawy.

Najlepszym rozwiązaniem dla firmy jest podpisanie umowy nie na czas nieokreślony, a na długi czas określony bez możliwości wcześniejszego wypowiedzenia. Długość tego okresu zależy od tego, kto jest stroną umowy najmu. Jeśli stronami w umowie są przedsiębiorcy, to czas jej trwania może wynosić maksymalnie 30 lat (jeśli jest zawarta na czas dłuższy, to po upłynięciu 30 lat przechodzi w umowę na czas nieoznaczony).

10-letni okres najmu występuje w przypadku osób niebędących przedsiębiorcami. Dłuższy czas trwania umowy to także argument dla najemcy, dzięki któremu może negocjować pewne ustępstwa ze strony wynajmującego, np. wysokość czynszu. Koszty prowadzenia działalności są na tyle wysokie, że oszczędności warto szukać w każdym miejscu.

Najem lokalu użytkowego a czynsz

Czynsz to nieodzowny element każdej umowy najmu, jednak myli się ten, kto uważa, iż jego wysokość, uzgodniona przy podpisywaniu umowy, nie może zostać zmieniona. Nawet, jeśli w treści umowy nie sformułowano żadnego zapisu na temat ewentualnych podwyżek czynszu, wynajmujący może skorzystać z możliwości, jakie gwarantuje mu art. 6 851 kodeksu cywilnego.

Pozwala on na wypowiedzenie dotychczasowej wysokości czynszu w trybie jednostronnego oświadczenia woli z zachowaniem miesięcznego wyprzedzenia. Zgoda najemcy na nowe warunki umowy nie jest wówczas wymagana, jednak otwiera możliwość rozwiązania umowy po upływie miesięcznego okresu wypowiedzenia, o którym wspomina artykuł.

W przypadku lokali użytkowych rynkową praktyką jest jednak dokładne precyzowanie zasad waloryzacji czynszu i wiązanie ich z konkretnymi wskaźnikami – np. kursem waluty czy publikowanym przez GUS wskaźnikiem wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych. Im precyzyjniej opisane zasady waloryzacji czynszu, tym mniej nieporozumień i problemów w przyszłości.

Polecamy także: Wynajem mieszkania obcokrajowcowi - o czym trzeba pamiętać?

Korzystanie z najętego lokalu użytkowego - kto za co odpowiada?

Prawa i obowiązki stron co do zasady reguluje kodeks cywilny, jednak dodatkowo mogą być one rozszerzone w treści umowy. Najogólniej rzecz ujmując, wynajmujący jest zobowiązany do wydania lokalu i utrzymania go w stanie przydatnym do umówionego użytku przez cały okres trwania umowy. Na jego barkach spoczywa też odpowiedzialność za wszelkie wady lokum.

Najemca jest z kolei zobowiązany do terminowego regulowania czynszu, użytkowania lokalu w sposób zgodny z umową i przeznaczeniem, a ponadto regulowania ewentualnych świadczeń dodatkowych (np. rachunków za wywóz nieczystości, konserwację wind itd.).

Co w przypadku konieczności remontu? Zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego wszelkie drobne naprawy (np. malowanie, naprawa podłóg itd.) ciążą na najemcy, zaś koszty napraw poważnych usterek (np. związanych z instalacją wodno-kanalizacyjną czy klimatyzacyjną) pokrywa wynajmujący - to właśnie on jest zobowiązany do utrzymania lokalu w stanie umożliwiającym umówione użytkowanie.

Nie wiesz, jak zacząć inwestować w nieruchomości? Przeczytaj nasz poradnik

Wypowiedzenie umowy najmu lokalu użytkowego

Wypowiedzieć umowę najmu lokalu użytkowego może każda ze stron, jednak sposób wypowiedzenia uzależniony jest od okresu, na jaki umowa została zawarta.

Umowę bez oznaczonego czasu trwania najmu wypowiedzieć można z zachowaniem terminów umownych lub, w przypadku ich braku, terminów ustawowych – tj. z trzymiesięcznym wyprzedzeniem (czynsz płatny kwartalnie), z miesięcznym wypowiedzeniem (czynsz płatny miesięcznie), z trzydniowym wyprzedzeniem (czynsz płatny częściej niż raz w miesiącu) lub z jednodniowym wyprzedzeniem (czynsz płatny dziennie).

Nieco inaczej wygląda sytuacja w przypadku wypowiedzenia umowy zawartej na czas oznaczony, gdyż w takiej sytuacji jest to możliwe wyłącznie w sytuacjach określonych w umowie. Wypowiedzenie umowy najmu lokalu użytkowego możliwe jest także w przypadku zwłoki z płatnością za czynsz. Zgodnie z art. 687 Kodeksu cywilnego wynajmujący może wypowiedzieć umowę bez zachowania terminów wypowiedzenia, jeżeli najemca zalega z czynszem za dwa pełne okresy płatności.

Najemca z kolei ma prawo wypowiedzieć umowę w sytuacji, gdy lokal ma wady, które:

• zagrażają życiu lub zdrowiu,
• uniemożliwiają przewidziane w umowie używanie,
• powstały w czasie użytkowania lokalu, a wynajmujący, mimo że został o nich poinformowany, nie usunął ich w odpowiednim czasie,
• są niemożliwe do usunięcia.

Mając na uwadze fakt, iż najem lokalu mieszkalnego istotnie różni się od najmu lokalu użytkowego, warto się do tego odpowiednio przygotować, zapoznać z obowiązującymi przepisami, przeanalizować dostępne możliwości i na tej podstawie wybrać najkorzystniejsze dla siebie rozwiązanie. Rozsądnie będzie również skonsultować umowę najmu z prawnikiem, zwłaszcza, jeśli miesięczne koszty najmu są  wysokie - wtedy potencjalne konsekwencje złej decyzji mogą być bardzo dotkliwe.

 

Autor: Jarosław Paduszyński, redaktor bloga oraz Product Development Specialist z ALEO.com - największej w Polsce bazy informacji o firmach.