Co powinna zawierać umowa najmu mieszkania?

Na rynku funkcjonują trzy formy umowy najmu mieszkania: zwykła umowa cywilnoprawna, umowa najmu okazjonalnego oraz umowa najmu instytucjonalnego. Między nimi są spore różnice. Co trzeba o nich wiedzieć, aby uniknąć niemiłych niespodzianek?

Wspólną cechą wszystkich rodzajów umowy najmu mieszkania jest to, że określają prawa i obowiązki wynajmującego (właściciela mieszkania) i najemcy. Rzecz jasna nie ma tu mowy o wolnoamerykance. Zasady „gry” określa ustawa o ochronie praw lokatorów oraz Kodeks cywilny. Niezgodne z tymi przepisami rozwiązania w umowie najmu nie mają mocy prawnej. W praktyce oznacza to brak możliwości ich wyegzekwowania w sądzie w razie ewentualnego sporu.

Oczywiście każdy rodzaj umowy najmu ma swoją specyfikę, a różnice dotyczą m.in. kwestii kluczowej, jaką jest możliwości pozbycia się najemcy zalegającego z czynszem najmu lub odmawiającego wydania lokalu. Która umowa najmu jest najlepsza dla wynajmującego, a która dla najemcy?

Szukasz mieszkania do wynajęcia? Sprawdź nasze propozycje.

Od czego zależy rodzaj umowy najmu mieszkania?

Oczywiście to właściciel mieszkania, czyli wynajmujący, podsuwa najemcy do podpisania umowę najmu. Ten może co najwyżej zrezygnować z takiej oferty lub próbować negocjować jej warunki, np. w kwestii wysokości kaucji czy wcześniejszego wypowiedzenia. Ale jest jeszcze jedna rzecz, o której należy wiedzieć. Otóż zwykłą cywilnoprawną umowę najmu może zaproponować najemcy każdy wynajmujący, czyli zarówno prywatny właściciel pojedynczego mieszkania, jak i osoba lub firma, która wynajmuje mieszkania w ramach działalności gospodarczej. Z kolei umowę najmu okazjonalnego może wybrać tylko ten pierwszy wynajmujący, zaś umowę najmu instytucjonalnego – wyłącznie przedsiębiorca lub firma.

Formy i czas trwania umowy najmu mieszkania

Na rynku – póki co – najczęściej stosowana jest zwykła umowa najmu lokalu mieszkalnego. Najpewniej dlatego, że nie jest obwarowana tyloma dodatkowymi procedurami co umowa najmu okazjonalnego (o tych procedurach za chwilę). Zwykła umowa może być zawarta na dowolny okres, w tym na czas nieoznaczony. Ba, jeśli najem nie trwałby dłużej niż rok, to nie jest wymagana forma pisemna. Nie trzeba też korzystać z usługi notariusza. Ponadto część wynajmujących nie chce się dzielić zyskami z fiskusem, więc ukrywa fakt zawarcia umowy najmu. Wielu uchodzi to na sucho.

Z kolei umowa najmu okazjonalnego może być zawarta wyłącznie na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat. Taka umowa wymaga formy pisemnej. Ustna nie wchodzi w grę, bo byłaby uznana za nieważną. Konieczna jest wizyta u notariusza. Umowę najmu okazjonalnego trzeba zarejestrować w urzędzie skarbowym, bo tylko wtedy ten rodzaj umowy ma sens.

Podobnie jest w przypadku umowy najmu instytucjonalnego – także i ona może być zawierana tylko na czas oznaczony. Choć czas trwania najmu jest dowolny. Może to być np. 15 lat.

Jednak w praktyce akurat ta różnica nie ma większego znaczenia. Nikt nie wynajmuje mieszkania „na gębę”. Ponadto na wolnym rynku umowy najmu – bez względu na ich rodzaj – są zawierane na czas oznaczony, najczęściej na rok, z możliwością przedłużenia. Tak naprawdę zawierana jest wtedy nowa umowa najmu. Dla wynajmujących jest to okazją do tego, aby podnieść czynsz lub pożegnać się z najemcą, który przysparzał kłopotów. Z kolei najemcy zawarcie umowy na rok może być na rękę, bo np. może mu się trafić korzystniejsza oferta.

Umowa najmu mieszkania na czas oznaczony - daje stabilizację, ale…

Tu dotykamy sprawy bardzo ważnej, szczególnie dla najemców. Otóż umowy najmu mieszkania zawartej na czas oznaczony – co do zasady – nie można wypowiedzieć w trakcie jej obowiązywania. Ma to chronić każdą ze stron przed niemiłą niespodzianką – dla właściciela oznaczałoby to straty finansowe spowodowane tym, że lokal przez jakiś czas stałby pusty, zaś dla najemcy – konieczność wynajęcia w ekspresowym tempie innego lokum, co mogłoby się wiązać np. z przenosinami dziecka do nowego przedszkola lub szkoły.

Oczywiście wynajmujący i najemca mogą za obopólną zgodą wpisać do umowy najmu konkretne okoliczności, w których możliwe będzie jej wcześniejsze rozwiązanie. Mówi o tym art. 673 par. 3 Kodeksu cywilnego. Taką okolicznością może być np. utrata pracy lub konieczność przeprowadzki do innego miasta. Jeśli najemcy nie uda się wynegocjować tego rodzaju zapisów w umowie najmu, wówczas Kodeks cywilny daje prawo do jej wypowiedzenia tylko w dwóch przypadkach:

• jeśli wada lokalu uniemożliwia korzystanie z niego, a wynajmujący nie usunął tej wady w wyznaczonym terminie (może to być np. źle działające ogrzewanie);
• jeśli stan techniczny lokalu zagraża zdrowiu najemcy i jego rodziny (może to być np. zagrzybienie lub zbyt niska temperatura w mieszkaniu).

Trzeba się liczyć z tym, że wynajmujący – żeby uniknąć strat – będzie kwestionował tego typu przesłanki. Trzeba też jednak nadmienić, że i jemu nie wolno wypowiedzieć umowy najmu na czas oznaczony według własnego widzimisię. Takie prawo Kodeks Cywilny daje tylko w ściśle określonych ustawowo przypadkach, np. jeśli najemca zalega z czynszem za dwa pełne okresy płatności lub wykracza w sposób rażący lub uporczywy przeciwko obowiązującemu porządkowi domowemu.

Umowa najmu okazjonalnego - czy trzeba się jej obawiać?

Trzeba uczciwie przyznać, że właściciel nieruchomości ryzykuje dużo bardziej niż najemca. Szczególnie, jeśli zawrą zwykłą umowę najmu. Gdy najemca przestanie płacić czynsz lub odmówi opuszczenia mieszkania po wygaśnięciu umowy najmu, dla wynajmującego oznacza to ogromne straty i masę straconych nerwów. Procedura pozbycia się nierzetelnego najemcy jest bowiem bardzo skomplikowana i czasochłonna. Samo rozwiązanie umowy najmu zajmuje co najmniej cztery miesiące. Jeśli konieczne okaże się wszczęcie postępowania eksmisyjnego, proces znacznie się wydłuży. Trzeba bowiem uzyskać w sądzie nakaz eksmisji, bo dopiero wówczas komornik podejmie się usunięcia intruza z lokalu. Może się zdarzyć, że sąd zgodzi się na eksmisję, ale do innego lokum, które powinna zapewnić gmina. To może zaś trwać latami.

Ryzyko strat znacznie ograniczy umowa najmu okazjonalnego. Tę kwestię reguluje rozdział 2a „Najem okazjonalny lokalu” w ustawie o ochronie praw lokatorów. Jak już wspomnieliśmy, umowę najmu okazjonalnego może zaproponować najemcy wyłącznie ten właściciel, który wynajmuje swoje mieszkanie prywatnie, a nie w ramach działalności gospodarczej.

Umowa najmu okazjonalnego od zwykłej umowy cywilnoprawnej różni się tym, że w tej pierwszej najemca musi wskazać rezerwowy adres, pod który się wyprowadzi w przypadku wykonania egzekucji opróżnienia lokalu. Załącznikami do takiej umowy (można ją sporządzić samemu) są:

• oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego, w którym poddaje się on egzekucji i zobowiązuje do opróżnienia lokalu we wskazanym przez właściciela terminie;
• oświadczenie dysponenta lokalu wskazanego przez najemcę, że zgadza się go przyjąć pod swój dach (podpis musi być poświadczony przez notariusza).

Oczywiście wizyta u notariusza kosztuje – w sumie może to być ok. 300 zł.

Co ważne, umowę najmu okazjonalnego trzeba zgłosić w ciągu 14 dni do urzędu skarbowego. Nie warto ignorować tego wymogu, bo wtedy wynajmujący nie skorzysta z możliwości wynikających z tego typu umowy. A korzyść jest taka, że gdyby lokator odmówił wyprowadzki, wystarczyłaby sądowa pieczęć nadająca aktowi notarialnemu klauzulę wykonalności, aby do akcji wkroczył komornik. W tym przypadku nie obowiązuje okres ochronny od 1 listopada do 31 marca, bo dotyczy on tzw. eksmisji na bruk. W umowie najmu okazjonalnego najemca wskazuje zaś lokal, do którego zostanie przekwaterowany przez komornika.

Na forach internetowych można spotkać wpisy ostrzegające przed zawieraniem umowy w formie najmu okazjonalnego, bo „właścicielom łatwiej jest podnosić czynsze, a nawet wyrzucić najemców na bruk!”. Nie należy dawać wiary takim wpisom. Z tym podnoszeniem czynszu to bzdura. Umowy najmu okazjonalnego nie powinni się obawiać rzetelni najemcy.

Czytaj również: Cisza nocna i konsekwencje jej nieprzestrzegania

Umowa najmu instytucjonalnego – umowa, która chroni tylko firmy

Chodzi o umowę najmu instytucjonalnego, którą mogą stosować wynajmujący mieszkania w ramach działalności gospodarczej. Najmem instytucjonalnym objętych jest na razie tylko ok. 4,5 tys. lokali. W połowie obecnej dekady będzie ich już prawdopodobnie co najmniej 37 tys., głównie w największych miastach. W mieszkania na wynajem inwestuje bowiem coraz więcej firm i funduszy. Zachętą dla inwestorów są specjalne zasady w umowie najmu mieszkania. Są one określone w rozdziale 2b „Najem instytucjonalny lokalu” ustawy o ochronie praw lokatorów.

Do umowy najmu instytucjonalnego najemca dołącza oświadczenie w formie aktu notarialnego, że poddaje się dobrowolnie egzekucji i zobowiązuje do opróżnienia lokalu we wskazanym przez właściciela terminie. Najemca oświadcza również, że przyjmuje do wiadomości, iż w przypadku eksmisji nie przysługuje mu bez prawa do najmu socjalnego lub pomieszczenia tymczasowego.

Od najmu okazjonalnego, najem instytucjonalny różni się więc tym, że najemca nie musi wskazać miejsca, w którym mógłby zamieszkać w przypadku wykonania egzekucji opróżnienia lokalu.

Kaucja i podwyżki czynszu w umowie najmu mieszkania

Skoro mówimy o różnicach w poszczególnych rodzajach umów najmu mieszkania, to nie sposób pominąć kwestii kaucji, którą regulują artykuły: 6, 19a i 19f ustawy o ochronie praw lokatorów.

W przypadku zwykłej umowy najmu wysokość kaucji nie może przekraczać dwunastokrotności miesięcznego czynszu za dany lokal. Wynajmujący na zasadach najmu okazjonalnego lub najmu instytucjonalnego mogą zaś zażądać o najemcy równowartości co najwyżej sześciu czynszów.

W rynkowej praktyce maksymalne kaucje stosowane są raczej rzadko. Najczęściej praktykowana jest trzykrotność ustalonego czynszu. Raczej nie ma co liczyć, że wynajmujący zrezygnuje z kaucji. Jest ona dla niego ważnym zabezpieczeniem na wypadek zniszczeń w mieszkaniu czy niezapłacenia wszystkich opłat przez najemcę. W przypadku zwykłej umowy najmu i umowy najmu okazjonalnego wynajmujący może sięgnąć po te pieniądze (albo zwrócić je w całości, jeśli nie było powodu do potrąceń) dopiero po tym, jak najemca opuści lokal. Ustawa daje miesiąc na tego typu rozliczenie.

Nieco inaczej ma się rzecz z umową najmu instytucjonalnego. Otóż dopuszcza ona sytuację, gdy właściciel sięga po kaucję, gdy pojawią się zaległości w opłatach za mieszkanie. Takie rozwiązanie może być na rękę najemcy, który wpadł w chwilowe tarapaty finansowe. Ma on bowiem czas na wykaraskanie się z kłopotów. Oczywiście taki najemca po wyjściu na prostą musi uzupełnić kaucję do pełnej wysokości. Przepisy nie narzucają terminu, w jakim najemca ma wypełnić to zobowiązanie. Ta kwestia pozostawiona jest do decyzji wynajmującego.

W praktyce rodzaj umowy najmu nie ma również znaczenia, jeśli chodzi o podwyżki czynszu. W przypadku umowy dłuższej niż rok, wynajmujący wpisują do niej klauzulę waloryzacyjną. Na ogół jest to „średnioroczny wskaźnik wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem w poprzednim roku kalendarzowym”. Taki inflacyjny wskaźnik, który służy waloryzacji czynszu ogłasza co roku prezes Głównego Urzędu Statystycznego (GSU).

Polecamy także: Najemca nie płaci czynszu - jakie kroki podjąć?

Umowa najmu mieszkania – co powinna zawierać?

Można samodzielnie przygotować taki dokument, wystarczy wpisać w wyszukiwarkę umowa najmu mieszkania wzór pdf, a pojawi się mnóstwo wyników. Co powinna ona zawierać?

• Oznaczenie stron umowy – czyli dokładne dane, które pomogą zidentyfikować najemcę oraz wynajmującego (imię, nazwisko, adres zameldowania, serię i numer dowodu osobistego).
• Opis przedmiotu najmu – oznaczenie rzeczy, która zostaje oddana do używania. W przypadku mieszkania należy podać miejscowość, ulicę, numer lokalu, ilość pomieszczeń, opis wyposażenia. Wynajmujący powinien też złożyć oświadczenie, że jest właścicielem lokalu lub podmiotem uprawnionym do dysponowania na innej podstawie.
• Zobowiązanie się wynajmującego do oddania najemcy rzeczy do używania na czas nieoznaczony lub oznaczony.
• Zobowiązanie się najemcy do zapłaty czynszu w zamian za korzystanie z lokalu.
• Wysokość czynszu i opłat dodatkowych, a także termin i forma płatności.
• Kaucja zabezpieczająca – zwróciliśmy wcześniej uwagę, że jej maksymalna wysokość zależy od rodzaju umowy najmu, ale w praktyce jest to najczęściej trzykrotność miesięcznego czynszu.
• Czas trwania umowy – czy umowa najmu będzie zawarta na czas oznaczony, czy nie oznaczony. W pierwszym przypadku należy wskazać początkowy i ostatni dzień trwania umowy.
• Okres wypowiedzenia, który nie może naruszać regulacji zawartych w ustawie o ochronie praw lokatorów.

Bardzo ważnym dodatkiem do każdej umowy najmu mieszkania jest protokół zdawczo-odbiorczy. Jest to dokument, który określa stan faktyczny lokalu, a także liczników: energii elektrycznej, gazu, wody oraz centralnego ogrzewania. Na protokole powinny się podpisać obydwie strony transakcji (najemca oraz wynajmujący). Należy do niego dołączyć również dokumentację fotograficzną.

Rzetelnie i dokładnie sporządzony protokół zdawczo-odbiorczy stanowi doskonałe zabezpieczenie przed ewentualnymi roszczeniami czy nieporozumieniami związanymi ze stanem mieszkania.

Jak widać umowy najmu mieszkania nie da się spisać na jednej kartce. Trzeba też mieć na uwadze, że w okresie najmu mogą pojawić się sporne sytuacje, więc warto z góry określić sposoby ich rozwiązywania, np. kto pokryje koszty naprawy sprzętu AGD. Zatem im więcej kwestii znajdzie się w umowie najmu, tym mniej będzie niedomówień, jeśli się pojawią.

Pobierz bezpłatnie wzór umowy najmu mieszkania.